U poslovnoj i u privatnoj komunikaciji danas već ne moremo prez elektroničke po­šte. Ipak nisu svim poznata pravila, kako elek­tronički konunicirati da bi p­oruke na najbo­lji mogući način dostignule svojega primatelja, ad­resata. Obavezan je naslov maila, ki u najboljem slu­čaju neka bude jedna rič. Tako človik, komu ša­ljemo mail, odmah zna, kako hitno mora otvoriti mail. Mogli smo komu i nek poslati vic ili fo­to ili spomenuti ga na to, da upravo uživamo kavu. Uzvičnik ili zastavicu u farbi dodajemo samo, ako je  mail hitan.

E-mail je elektronička verzija pisma, i zato valjaju ista pravila kot za formuliranje pisam. Prvo ćemo se obratiti primatelju, potom formulirati  poruku i po potriboći kratko objasniti sadržaj poruke. De­talj­nije opise teme i fotografije ćemo priložiti u posebnom dokumentu. U tekstu maila ćemo napomenuti, ča to prilogu šaljemo. Mail ćemo zavr­šiti pozdravom. Važno je da pi­šemo gramatički i stilski ko­rektno, tako da adresat u čim kra­ćoj poruki jasno zna, ča kanimo.

Pisati formalan službeni mail znači, da na početku pišemo „Poštovani gospo­din/po­štovana gospa…“, a na kon­cu završavamo naše elektronično pismo „S poštovanjem“. U red ispod toga ćemo napisati na­še ime, prezime, titulu, poziciju u poduzeću, u kom djelamo, službeni telefon i logotip poduzeća ili institucije.

Problematično je slati privatne poruke prik poslovne e-mail adrese. Pokidob da je poslodavac vlasnik poslovnih e-mail adresov, on poruke mo­re čitati tako kot da je pismo mišljeno za njega. Ako moramo poslati cirkularni e-mail, ga većemu broju primateljev moramo slati tako da adrese drugih adresatov nisu vidljive. Na ta način čuvamo i sebe i ljude, ki su nam dali svo­je e-mail adrese. E-mail ad­rese drugih ljudi ne smi­mo da­lje davati. Izuzetak su službene e-mail adrese, ke su io­nako javno objavljene na web-stranica.
Ako je u e-mailu govora o p­o­nudi, u­go­voru, računu ili potvr­di nekoga termina ili mjesta sastanka, je važna povratna informacija da je poruka primljena. Zato će­mo na kraju važnoga maila primatelja prositi za potvrdu, da je primio poruku.

Naj­bolje je na e-mail odgovoriti odmah ili barem u roku od 24-ih uri. Izostanak brzoga odgovora je kot da raz­govaramo s kim, a on gleda drugamor. Ako ne kanimo stal­no pregledavati e-maile, postoji i opcija automatskoga odgovora: „Upravo nisam nazoči. Javit ću se, čim mi bude moguće.“

(Agnjica Schuster)

Kategorije